Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Научно техническая обработка документов в архивах

Научно-техническая обработка архива представляет собой комплекс работ по упорядочиванию документации и является одной из наиболее значимых процедур в архивном деле. Как показывает практика, грамотная, проведенная вовремя научно-техническая обработка документов позволяет существенно упростить документооборот в организациях. Итак, научно-техническая обработка архива включает в себя проведение экспертизы ценности документации, формирование документов архива в дела единицы хранения , переплет или подшивку дел, оформление обложек, нумерацию листов дел, составление заверительных листов и внутренних описей, научно-справочного аппарата к документации фонда. В соответствии с архивным законодательством главный критерий для документов - это срок хранения документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Научно-техническая обработка дел

Такая обработка представляет собой комплексное мероприятие, в ходе которого выполняется экспертиза ценности документов, их сортировка и оформление в дела для последующей передачи на хранение.

Первое действие, выполняемое нашими сотрудниками в ходе научно-технической обработки документов — изучение номенклатуры дел, имеющихся в организации. На следующем этапе в соответствии с номенклатурой производится упорядочивание документов, при этом формируются следующие группы дел:. В ходе упорядочивания документов специалистами нашей компании выполняется их детальный полистный просмотр отбор лишь по заголовкам дел, содержащимся в номенклатуре, полностью исключается.

Из дел, которые содержат документы, предназначенные для постоянного, а также длительного более 10 лет хранения, изымаются черновики, дублетные документы, недооформленные экземпляры. Для хранения отбираются только подлинники документов в исключительных случаях — заверенные копии. Оформление отобранных документов осуществляется в соответствии с правилами функционирования архивов, установленными в организации.

Кроме того, неукоснительно соблюдаются некоторые общие правила, касающиеся оформления обложек дел, нумерации документов, оформлении заверительных надписей, ряда других аспектов, имеющих значение при упорядочивании архива. Как мы видим, степень сложности мероприятий, выполняемых в рамках научно-технической обработки архива, весьма высока. Совершенно очевидно то, что их выполнение лицами, не обладающими должной квалификацией в области архивного делопроизводства например, сотрудниками организации , потребует значительных затрат времени.

Кроме того, при самостоятельном упорядочивании архива не может быть гарантировано надлежащее качество работ. Обратившись к нам, при необходимости выполнения научно-технической обработки документов, вы сможете обеспечить это качество, при этом сотрудникам вашей компании не придется тратить свое рабочее время на попытки самостоятельного упорядочивания документов.

Ваше сообщение. Формирование групп дел На следующем этапе в соответствии с номенклатурой производится упорядочивание документов, при этом формируются следующие группы дел: с документами постоянного хранения; с документами временного более 10 лет хранения; с документами временного до 10 лет включительно хранения. Оформление документов Оформление отобранных документов осуществляется в соответствии с правилами функционирования архивов, установленными в организации.

Обращайтесь к профессионалам Кроме того, при самостоятельном упорядочивании архива не может быть гарантировано надлежащее качество работ. Посмотреть все статьи. Обратная связь.

Научно-техническая обработка документов

Специалисты-документоведы в своей работе сталкиваются, как правило, только с организационно-распорядительными документами. Приказы, распоряжения, протоколы - приемы работы с этими документами излагаются во множестве учебников, пособий, являются предметом рассмотрения профессиональных периодических изданий, сайтов и т. Тем не менее в рамках любой организации параллельно документообороту организационно-распорядительных документов существует документооборот других систем документации.

Некоторые из них широко известны - бухгалтерские, кадровые документы и др. Более того, в небольших организациях на секретаря-документоведа могут быть даже возложены обязанности по ведению данных документов, но существует множество систем документации, работа с которыми требует наличия специальной подготовки, - банковская, медицинская документация, различные виды научно-технической документации и т.

В статье речь пойдет о некоторых проблемах работы с научно-технической документацией в организациях. Законодательство следующим образом определяет научную и научно-техническую деятельность, результатом которых становятся научно-технические документы:.

Научная научно-исследовательская деятельность - деятельность, направленная на получение и применение новых знаний, в том числе:. Научная и научно-техническая деятельность является особой заботой государства в силу значимости для обеспечения политической, экономической и военной безопасности страны. Поэтому особое внимание уделяется вопросам дальнейшего хранения данной документации. Следует учитывать, что важным отличием научно-технической документации от других видов документации является то, что она одновременно и фиксирует научную и научно-техническую деятельность, и является продуктом этой деятельности, продуктом, имеющим конкретную стоимостную оценку.

Поэтому архив научно-технической документации, так же как и архив кино-, фотостудии, может являться доходным ресурсом организации. Помимо вышесказанного, научно-техническая документация имеет длительное практическое значение, не совпадающее со сроками ее хранения в организациях. Многие научно-технические документы могут использоваться весь срок существования изделия, которое в них "зафиксировано", например здания, коммуникаций и т. В настоящее время практически вся научно-техническая документация создается и может храниться в электронном виде с помощью специализированных программ автоматизированного проектирования в системе или на отдельных носителях.

Данная возможность закреплена в соответствующих нормативных документах, которые устанавливают равнозначность бумажных и электронных научно-технических документов.

Тем не менее в определенных случаях создаются бумажные версии научно-технических документов, которые хранятся в архиве организации, к ним обращаются в случае возникновения проблем с электронной версией. Создание бумажных версий может быть оговорено в договоре на проведение работ. Бумажный комплект документов может быть передан заказчику при выполнении контракта. В результате, если в организации создаются научно-технические документы, то они могут быть переданы в бумажном или электронном виде на отдельных носителях на хранение в архив.

Если научно-технические документы, созданные в организации, относятся к государственной собственности, то по истечении установленных сроков хранения они должны быть переданы в государственный архив. Законом определены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:.

Научно-технические документы могут быть также отнесены к государственной собственности на основании договора контракта. Относясь к результатам интеллектуальной деятельности, они подпадают и под часть четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации.

Поэтому уже Федеральный закон "О науке и государственной научно-технической политике" в ст. Соответственно, Гражданский кодекс Российской Федерации содержит ст. Таким образом, если в деятельности организации были созданы документы, отнесенные к государственной собственности, то они должны храниться в соответствии с законодательством Российской Федерации и в установленные сроки быть переданы в государственные архивы.

Порядок хранения научно-технических документов, являющихся собственностью организации, она определяет самостоятельно, но, учитывая ее значение, существует необходимость использования оправдавших себя практик в области ее хранения. В настоящее время существует ряд нормативных правовых, а также методических документов, в которых отражен состав и порядок хранения научно-технической документации в организациях:. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий утверждены Постановлением Минтруда России от Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Оригиналы, подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов ГОСТ 2. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов". Документ, не подписанный не заверенный разработчиком и предназначенный для дальнейшей проработки.

Документ, выполненный на любом материале, подписанный заверенный разработчиком и предназначенный для изготовления подлинника. Документ, подписанный ЭП разработчика, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для проверки установленного согласования и утверждения в качестве подлинника.

Документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

Копия подлинника, обеспечивающая идентичность воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале и позволяющая снятие с них копий. Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления копий.

Документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником дубликатом , и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата. Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника или дубликата, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для непосредственного использования в разработке, производстве, эксплуатации, ремонте изделий.

Состав научно-технической документации определяют следующие государственные стандарты и нормативные акты приводятся основные и наиболее характерные документы :.

Помимо него действуют стандарты, устанавливающие правила выполнения отдельных видов конструкторских документов, например:. Надо отметить, что Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, одобренные коллегией Главархива СССР Их, а также Примерное положение о службе архиве научно-технической документации организации, предприятия, утв.

Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве РФ от Основными документами, определяющими порядок организации хранения научно-технической документации в организации, в настоящее время являются государственные стандарты:. Данные Стандарты устанавливают порядок комплектования, учета, хранения и использования наиболее распространенных видов научно-технической документации в бумажной и электронной форме в архивах организаций независимо от форм собственности и подчинения.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации.

Любая организация на протяжении своей деятельности должна обеспечивать сохранность документов и содержащейся в них конфиденциальной информации. От этого зависят размер будущих затрат на хранение и использование бумажных носителей, скорость принятия управленческих решений и эффективность работы персонала.

Также стоит отметить, что утрата финансовых, бухгалтерских, корпоративных и кадровых материалов влечет за собой установленную нормативными актами РФ ответственность.

Навести порядок в делах и организовать системный подход в работе с бумажным архивом поможет услуга научно-технической обработки. В основном НТО осуществляется при решении комплексной задачи наведения порядка в бумажном архиве, а также при подготовке материалов к передаче на государственное хранение. Собственники документов, оценивая свои риски, проводят отбор и упорядочение кадровых и корпоративных данных с долговременными сроками хранения, а также освобождают свои помещения от тех папок, срок хранения которых истек.

Данный вид обработки в обязательном порядке осуществляется при ликвидации юридического лица. Это обусловлено тем, что ликвидировать организацию можно исключительно после получения акта о приемке всех важных томов на государственное хранение. Все процессы начинаются с изучения объема накопленных дел, определения их видового состава, значимости, срока хранения.

При определении сроков хранения используются все действующие нормативные и ведомственные акты. Далее проводится проверка комплектности отобранных ценных бумаг, а в случае выявления факта утраты их отдельных частей реализуются подходы по их восстановлению.

Когда предварительные этапы завершены, начинается процесс итогового формирования дел из разрозненных листов. Порядок и принцип формирования определены архивными нормами РФ. Стоит отметить, что итоговый том не может превышать в объеме листов, что подтверждается нумерацией каждого листа или вложения. На этом же этапе подготавливается опись, наименование которой зависит от типа упорядочиваемых материалов.

Завершающим этапом являются переплет и оформление листа-заверителя и обложки дела. Переплет должен быть выполнен таким образом, чтобы сохранить бумажные носители до окончания их сроков использования. Только по результатам описанных выше действий возможно провести отбор всех материалов, подлежащих уничтожению.

Такие дела в полном составе заносятся в акт и далее должны быть уничтожены методом измельчения. Чаще всего для таких случаев используют шредерное оборудование, а сам факт измельчения подтверждается актом переработки.

Выше описан основной подход к оказанию услуги, однако в зависимости от потребностей конкретного юридического лица порядок или их состав могут изменяться или дополняться. Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 87 Ru En. Личный кабинет. Научно-техническая обработка документов. Расчет стоимости. Формирование дел с различными сроками хранения из россыпи.

Архивная обработка документов по личному составу. Упорядочение документов с постоянными сроками хранения. Передача документов на хранение в государственный архив. Подготовка акта и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Отправить заявку. Рассчитайте свою экономию Экономить с нами легко. Средняя толщина папки, см. Количество папок, шт. Время работы персонала с документами в месяц, час. Ставка аренды 1м2 в год, руб. Средняя стоимость рабочего часа, руб. Другие расходы, руб.

Площадь хранилища, м2. Итого затрат за год, руб. Сколько бы вы потратили если бы хранили бы у нас, руб. Ваша Экономия в год может составить, руб. Или в месяц, руб. Научно-техническая обработка документов Любая организация на протяжении своей деятельности должна обеспечивать сохранность документов и содержащейся в них конфиденциальной информации.

Основные этапы ее проведения Все процессы начинаются с изучения объема накопленных дел, определения их видового состава, значимости, срока хранения. Архивная обработка Архивирование документов Передача документов в архив Сдача документов при ликвидации Архивирование бухгалтерских документов Архивация кадровых документов Составление описи дел Услуги архивариуса.

Задать вопрос. Наши услуги. Решения для отраслей. Персональные сервисы. О компании. Полезное для вас. Весь сайт. Будьте в курсе событий. Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с условиями пользовательского соглашения по обработке персональных данных. Оцените работу службы клиентского сервиса. Забытые документы.

Научно-технические документы в архивах организаций

Архив города Перми. Адрес: г. Пермь , , проезд Якуба Коласа, 5. Email: mbu-arkhiv gorodperm. Данный вид деятельности включает проведение экспертизы ценности документов, формирование их в единицы хранения дела , подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек, составление листов-заверителей, внутренних описей, описей дел и научно-справочного аппарата к документам фонда предисловий, исторических справок , а также уничтожение утративших ценность документов.

В соответствии с условиями договора может осуществляться как полная обработка документов, так и отдельные ее виды. В зависимости от этого в архив поступают частично обработанные документы или документы в состоянии россыпи Фото 1, 2. Часто поступившие документы требуют реставрации или ремонта Фото 3. Осмотр, сортировка поступивших документов проводится в комнате первичной обработки Фото 4.

Составляется сдаточная опись. На этом же этапе проводится экспертиза предмета договора: определение и обсуждение с заказчиком видов работ НТО, определение сроков выполнения работ, объемов и стоимости предполагаемых работ. При необходимости сотрудники архива могут выехать к заказчику для согласования условий договора. Основу научно-технической обработки документов составляет экспертиза ценности отдельных документов, формирование их в дела, оформление дел. Специалисты архива проводят полистный просмотр документов, выделяя документы постоянного хранения; документы по личному составу, хранящиеся 75 50 лет; документы, подлежащие уничтожению Фото 5.

ЭЦД проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Оформление дел предусматривает: систематизацию включенных в них документов Фото 6,7 ;. Готовое дело поступает в архивохранилище, где для хранения документов созданы соответствующие нормативным требованиям условия Фото В целом научно-техническая обработка документов требует знания существующего законодательства, специфики работы организаций различной направленности, опыта работы в сфере делопроизводства и архивного дела, наличия соответствующего материально-технического обеспечения.

Доверьте обработку архива профессионалам. Архив города Перми Адрес: г. Пермь , , проезд Якуба Коласа, 5 Телефон: , Email: mbu-arkhiv gorodperm. Научно-техническая обработка документов в Архиве Научно-техническая обработка НТО - это комплекс мероприятий, связанных с упорядочиванием документов организации.

Контактные данные: тел. Поиск По фондам Проверить запрос По сайту. Услуги исполнение социально-правовых и тематических запросов бесплатно ; предоставление доступа к документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале Архива бесплатно ; организация архивной практики бесплатно ; прием и хранение документов платно ; научно-техническая обработка документов платно ; разработка номенклатур, положений, инструкций платно ; проведение лекций и экскурсий платно.

Тарифы Контакты Портал Госуслуг. Использование материалов сайта без согласования с архивом запрещено.

Научно–техническая обработка документации

Что же это за услуга научно-техническая обработка документов? Как правило обработка начинается после полной экспертизы ценности документов организации. Действующие скидки на архивацию. Удобство работы с архивной документацией зависит от того, насколько грамотно она упорядочена, систематизирована и классифицирована. Эффективность этих процессов, в свою очередь, определяется использованием такого апробированного эффективного инструмента, как типовые перечни заголовков архивных дел.

Типовые перечни являются примерными и носят характер рекомендаций. Но они позволяют наиболее эффективно решать задачи по унификации самых разных систем документирования — […].

Номенклатура дел классифицируется на три типа — это примерная номенклатура дел, типовая и индивидуальная, соответствующая конкретной организации. В случае примерной номенклатуры дел возможна установка примерного состава оформляемой в организации документации с указанием индексов документов. Такой вариант носит лишь рекомендательный характер.

Типовой вариант регламентирует состав дел, которые ведутся при делопроизводстве на однотипных организациях. Такой тип номенклатуры […]. Несоблюдения сроков и порядка сбережения бухгалтерской документации может стать причиной привлечения к административным взысканиям. В данном случае на должностных лиц будет наложен штраф от 2 до 3 тыс.

Налоговым правонарушением считается отсутствие счетов-фактур, первичной документации и регистров бухучета. Ответственность за такое правовое нарушение регламентируется Налоговым кодексом РФ статьей и имеет вид денежного взыскания […]. Научно-техническая обработка в ключает в себя полный комплекс архивных работ: формирование дел оформление дел создание описей к сформированным делам создание предисловия к описям дел создание исторической справки организации создание номенклатуры дел организации создание научно-справочного аппарата НСА архива.

Этапы обработки документов 1. Разработка индивидуальной номенклатуры дел организации Научно-техническая обработка документов 2. Экспертиза ценности документов 2. Документы по постоянному, долговременному хранению и по личному составу Документы, относящиеся к 5-ти летнему сроку хранения 3 Формирование дел из россыпи документов Выделение документов к уничтожению и создание акта 4 Организация документов в деле по хронологическому принципу или по алфавиту Физическое уничтожение документов 5 Нумерация листов в деле 6 Формирование листа-заверителя дела 7 Переплет дел Создание научно-справочного аппарата НСА 8.

Оформление дел простановка архивных шифров и штампов 9. Составление описей дел постоянного, длительного хранения и поличному составу Создание предисловий к описям дел Создание исторической справки организации. Стоимость коплексной научно-техничсекой обработки документов от ,50 рублей за 1 дело до листов. Работаем с г. Что для Вас важно при выборе архивной компании? Цена Качество Скорость Другое. Научно-техническая обработка документов. Документы по постоянному, долговременному хранению и по личному составу.

Организация документов в деле по хронологическому принципу или по алфавиту. Создание научно-справочного аппарата НСА. Составление описей дел постоянного, длительного хранения и поличному составу.

Научно-техническая обработка дел является одним из важных этапов необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования.

Архив города Перми. Адрес: г. Пермь , , проезд Якуба Коласа, 5. Email: mbu-arkhiv gorodperm.

Научно-техническая обработка документов в Архиве

Научно-техническая обработка архива представляет собой комплекс работ по упорядочиванию документации и является одной из наиболее значимых процедур в архивном деле. Научно-техническая обработка документов подразумевает условное разделение всей документации предприятия на документы временного хранения до 10 лет , документы долговременного хранения свыше 10 лет и документацию постоянного хранения. Подробнее об услуге вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:. Главная Архивация документов Научно-техническая обработка дел Научно-техническая обработка дел Заказать.

Любая организация на протяжении своей деятельности должна обеспечивать сохранность документов и содержащейся в них конфиденциальной информации. От этого зависят размер будущих затрат на хранение и использование бумажных носителей, скорость принятия управленческих решений и эффективность работы персонала. Также стоит отметить, что утрата финансовых, бухгалтерских, корпоративных и кадровых материалов влечет за собой установленную нормативными актами РФ ответственность. Навести порядок в делах и организовать системный подход в работе с бумажным архивом поможет услуга научно-технической обработки. В основном НТО осуществляется при решении комплексной задачи наведения порядка в бумажном архиве, а также при подготовке материалов к передаче на государственное хранение.

Обработка документов. Научно-техническая обработка дел.

Специалисты-документоведы в своей работе сталкиваются, как правило, только с организационно-распорядительными документами. Приказы, распоряжения, протоколы - приемы работы с этими документами излагаются во множестве учебников, пособий, являются предметом рассмотрения профессиональных периодических изданий, сайтов и т. Тем не менее в рамках любой организации параллельно документообороту организационно-распорядительных документов существует документооборот других систем документации. Некоторые из них широко известны - бухгалтерские, кадровые документы и др. Более того, в небольших организациях на секретаря-документоведа могут быть даже возложены обязанности по ведению данных документов, но существует множество систем документации, работа с которыми требует наличия специальной подготовки, - банковская, медицинская документация, различные виды научно-технической документации и т. В статье речь пойдет о некоторых проблемах работы с научно-технической документацией в организациях. Законодательство следующим образом определяет научную и научно-техническую деятельность, результатом которых становятся научно-технические документы:.

Научно-техническая обработка архива документации, используемой на предприятии – работа, требующая максимально ответственного подхода, и специалисты компании «Архив Гарант» в полной мере это осознают. Первое действие, выполняемое нашими сотрудниками в ходе научно-технической обработки документов – изучение номенклатуры дел, имеющихся в организации. Формирование групп дел. На следующем этапе в соответствии с номенклатурой производится упорядочивание документов, при этом формируются следующие группы дел: с документами постоянного хранения; с документами временного (более 10 лет) хранения.

Научно-техническая обработка документов — это комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию. При этом следует знать, что обработке подвергаются все виды документов , образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. Приступая к этой работе, необходимо внимательно изучить номенклатуру дел организации, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, и которая является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения. Далее в соответствии с номенклатурой дел отбираются отдельно дела с документами постоянного хранения, отдельно — временного свыше 10 лет хранения, отдельно — временного до 10 лет и включительно хранения. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к архивному хранению документов в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК.

Что же это за услуга научно-техническая обработка документов? Как правило обработка начинается после полной экспертизы ценности документов организации. Действующие скидки на архивацию. Удобство работы с архивной документацией зависит от того, насколько грамотно она упорядочена, систематизирована и классифицирована.

Такая обработка представляет собой комплексное мероприятие, в ходе которого выполняется экспертиза ценности документов, их сортировка и оформление в дела для последующей передачи на хранение. Первое действие, выполняемое нашими сотрудниками в ходе научно-технической обработки документов — изучение номенклатуры дел, имеющихся в организации. На следующем этапе в соответствии с номенклатурой производится упорядочивание документов, при этом формируются следующие группы дел:.

[YANDEXREETEXTUNIQ-1-2]

.

.

.

Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.